Le reporting est la bête noire du commercial et pour cause : il est assimilé à “rendre des comptes” ! Pourtant le reporting est indispensable pour faire avancer l’entreprise, prendre des décisions, définir des actions commerciales. Du nombre de rendez-vous pris avec vos prospects au nombre de contrats signés dans une période donnée, de nombreuses informations vont permettre au directeur commercial de réagir et mieux gérer ses équipes. Mais comment faire un reporting efficace ?

Définir des règles et objectifs

Si le reporting est une hantise pour les commerciaux, c’est parce qu’ils ne voient pas souvent à quoi il sert. C’est pourquoi il faut définir, dès la mise en place du processus reporting, des objectifs. Ceux-ci vont non seulement décider des données que contiennent les reportings mais aussi de leur utilisation. Parmi les objectifs les plus courants : améliorer les résultats, mieux dialoguer entre directeur et commerciaux, et adapter sa stratégie commerciale.

Concernant le contenu du reporting, on mêlera les chiffres (données quantitatives) et les commentaires ou remarques (données qualitatives) pour faire un bilan et donner de la perspective. Enfin, les indicateurs que vous choisissez doivent être faciles à suivre et représentatifs de l’activité du commercial. Il peut s’agir du temps moyen pour rappeler un prospect, ou du moyen de communication privilégié (nombre d’appels, mails, visio-conf), mais aussi tout simplement le chiffre d’affaire.

Automatiser le reporting

Les logiciels de CRM sont de nouveaux outils pour construire des reportings plus riches et efficaces au fur et à mesure. Que l’on parle de Salesforce ou SugarCRM, ils ouvrent la voie vers plus de croisement de données et un travail d’analyse facilité pour le directeur commercial. Le commercial, lui, n’a qu’à rentrer les données dans le logiciel, à une fréquence donnée (par semaine, mois…). Pas de fichier excel à taper en entier, pas de catégories aléatoires : tout est formaté pour obtenir des informations choisies par la direction. Cette uniformisation va permettre de gagner beaucoup de temps.

Les fonctions courantes dans ces solutions ? La création de rapports (graphiques, courbes…) en mode “instantanée” ou “tendances”, l’archivage des reportings, et la création d’indices de qualité (service client, taux de retour…) . Les indicateurs disponibles sont souvent très nombreux, il est alors de votre responsabilité de choisir ce qui importe pour l’entreprise. Automatiser le reporting grâce aux solutions CRM va donner plus de temps aux commerciaux pour la prospection, et vous permettre de gérer au mieux une équipe.

Humaniser le reporting

Si l’on parle beaucoup de rapports, graphiques, données et logiciels, le reporting doit aussi avoir une réalité et des conséquences concrètes. Dans certaines situations, une conversation sera même plus efficace qu’une liste de chiffres. Dans l’autre sens, un directeur commercial doit montrer que le reporting sert à prendre des décisions importantes. Ce n’est pas une fiche qui va terminer dans un placard ou au fond d’un disque dur, elle va influencer les actions de l’entreprise. Un reporting efficace est avant tout un reporting qui a du sens !

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